الكل معرض للأخطاء عند انشاء فاتورة. حتى ولو كان الخطأ ضئيلًا فيجب تصحيحيه وتعديله.
هذا هو دور فاتورة إشعار دائن.
سنتطرق في هذه المقالة لمفهوم فاتورة إشعار دائن، دورها وكيف يتم إنشائها.
سوف نقدم لك أكبر عدد ممكن من الإجابات حتى تتمكن من التحكم في حساباتك بالكامل. وسنقدم لك أيضًا في نهاية هذه المقالة نموذجً فاتورة لتنزيلها بتنسيق Excel.
ما هو إشعار الدائن؟
باختصار: هي فاتورة الإلغاء!
وببساطة أكثر، هي وثيقة محاسبية تعمل على إبلاغ العميل بتصحيح أو إلغاء (جزئي أو كلي) لفاتورة سابقة الإعداد.
الغرض من إشعار الدائن هو تصحيح أو إلغاء فاتورة تم إصدارها مسبقا.
هو مستند محاسبة يسمح لك بتعديل فاتورة تم إرسالها مسبقا إلى عميلك.
يحظر في المحاسبة، حذف أو تغيير المستندات المحاسبية، مثل الفواتير. فإذا قمت بخطأ ما ، لا يمكنك تغيير الفاتورة الأولى ببساطة. لذلك عليك انشاء إشعار دائن!
ما هو دور إشعار الدائن؟
يتمثل إنشاء إشعار دائن في إلغاء مبلغ تم تحقيقه نتيجة لفاتورة سابقة. لتفادي التصريح بإيرادات لم يتم ربحها فعلا، فمن المهم أن تراقب كل مقتنياتك بعناية.
متى يجب علينا إنشاء إشعار دائن؟
إذا كنت تتساءل متى يجب عليك إنشاء إشعار دائن ، سنقدم لك الإجابة !
يمكن استخدام هذه الوثيقة في الحالات التالية:
- تصحيح أو إلغاء فاتورة تم دفعها
- فواتير الخدمات الإضافية
- نسيان استسلام
- إلغاء عقد لإستياء عميل بعد تقديم خدمة
- إلغاء جزء من الخدمة
- عدم توفر بعض البضائع
- إعادة البضائع التالفة أو التي لا تتوافق مع طلبية العميل
- خطأ الفوترة المزدوجة
الترقيم المحاسبي
على الرغم من أن الأمر يبدو معقدًا ، لكن يبقى اشعار الدائن فاتورة تتطلب احترام قواعد الترقيم المتعلقة بالفواتير!
كيف يتم إنشاء إشعار دائن
يجب عليك تضمين المعلومات الإلزامية للفاتورة “الكلاسيكية”، وهي:
معلومات العميل
رقم سند طلب الذي أصدره المشتري مسبقًا
تاريخ الإصدار
رقم الفاتورة
تاريخ البيع أو الخدمة
كمية، مواصفات وسعر الوحدة للمنتجات / الخدمات
معدل ضريبة القيمة المضافة المطبق
المبالغ التفصيلية، المبلغ الإجمالي باستثناء الضرائب والمبلغ شامل الضرائب
شروط الدفع
ومع ذلك، يجب إجراء بعض التعديلات:
قم بتضمين مصطلح اشعار دائن في بداية المستند
حدد رقم الفاتورة التي يشير إليها اشعار الدائن الخاصة بك (هذا يجعل المهمة أسهل بالنسبة لك ولعملائك)
استبدل صيغة “صافي الدفع” بعبارة “صافي الخصم”
من المحتمل أنك تستخدم برنامج Excel لفواتيرك وعروض الأسعار وإشعارات الدائن، خاصةً إذا كنت مؤسسة صغيرة، ولكن يجب دائما توخي الحذر فيما يتعلق بترقيم المستندات وتخزينها وتنظيمها.
لماذا يجب استخدام برنامج إدارة الفواتير؟
بالتأكيد قد لاحظت ذلك … يمكن أن يصبح إنشاء ومتابعة الإشعارات الدائنة أمرًا معقدًا ، خاصة مع الترقيم الواجب احترامه ، متابعة المبالغ المتبقية المستحقة ، سرعة العثور على الفاتورة الملغاة المرتبطة بأي إشعار دائن.
مع خدمات برنامج الفوترة الرقمية WYSII، قم بإدارة أعمالك بكل سهولة وراحة بال. فالبرنامج يسمح لك :
بمراقبة ترقيم اشعارات العملاء لديك.
إنشاء إشعار دائن تلقائيًا من فاتورة ، دون إعادة إدخال عنوان العميل.
نقل تلقائيً لرقم الفاتورة على إشعار اللدائن المعني وتحديث الرصيد المستحق للعملاء.
دليل توجيهي لكيفية إنشاء إشعار دائن على برنامج WYSII.
