تعد الفواتير من أصعب المهام المحاسبية التي تشكل ضغوطًات لأصحاب الأعمال والشركات المصغرة.
ولتسهيل هذه المهام، يعد انشاء الفواتير عبر الإنترنت الحل الأنسب لمعظم الشركات.
فهي أكثر فاعلية من أي شكل من أشكال الفواتير الأخرى. ففي نموذج الفوترة التقليدية ،
معظم الإجراءات تكون عادة مليئة بالخطوات الإدارية، مما يستغرق الأمر وقتًا كبيرا، ولهذا يبقى انشاء الفواتير عبر الإنترنت أفضل حل يجب استعماله.
فيما يلي، أهم خمس (5) فوائد لاستخدام الشركات برامج الفواتير عبر الإنترنت :
1. عملية دفع أسرع
تستغرق عملية الدفع وقتًا كبيرا، في كل مرة يتم فيها استلام فاتورة يدويًا، لأنها تمر بعدة عمليات قبل ترتيب المدفوعات.
تم تطوير برامج الفواتير مثل WYSII للمساعدة في تسريع عملية الدفع الخاصة بك. تتضمن الفواتير عبر الإنترنت إرسال الفواتير وتذكيرات الدفع قبل تاريخ الاستحقاق. لذلك ، كلما زادت سرعة إرسال فواتيرك ، زادت سرعة الدفع. فبفضل البرنامج ، أصبح إنشاء وإرسال الفواتير أمرًا بسيطًا وسهلاً للغاية.
اقرأ أيضًا: كيف تنشئ فاتورة تجارية؟
2. توفير الوقت والتكاليف
يمكن أن يوفر لك برنامج الفواتير عبر الإنترنت الكثير من المال و الوقت. فباستعمالك البرنامج ستتخلص من قضاء ساعات مطولة لإنشاء فواتيرك يدويًا، ، بل و ستحصل أيضًا على مستحقاتك بشكل أسرع.
يمكنك ايضا التأكد من وصول فاتورتك في الوقت المحدد ومتابعتها بسهولة.
بالإضافة إلى توفير الوقت ، يعمل برنامج الفوترة على تقليل التكلفة الإضافية المرتبطة بالأوراق والمغلفات وتكاليف السفر بالبريد السريع وإزالتها تمامًا عند تسليم الفواتير.
علاوة على ذلك ، لا تحتاج إلى أي مساحة تخزين (يتم تخزين كل شيء في السحابة).
3. التقليل من الأوراق الادارية
عندما يتعلق الأمر بمحاسبة الشركات الصغيرة، عادة ما تتبادر إلى الأذهان صورة شخص تحت أكوام من الملفات والأوراق.
لا يضمن برنامج الفواتير عبر الإنترنت الامتثال القانوني فحسب، بل يضمن أيضًا الترقيم الصحيح للفواتير والامتثال للإشعارات القانونية. بصفتك تاجرًا، يمكنك تصفية فواتيرك حسب الأيام أو حالة الدفع أو العميل، وكذلك تنزيلها أو طباعتها حتى تتمكن من إرسالها إلى عملائك أو محاسبك.
4. تنظيم أفضل
هناك أوقات قد تنسى فيها ما إذا كان العميل قد دفع أو حتى تلقى فاتورة قد تم ارسالها اليه.
فالبرنامج يسهل الاحتفاظ بالتذكيرات وإنشاء الفواتير تلقائيًا. حيث يعد الطريقة الأكثر فاعلية لتتبع الفواتير المرسلة أو المدفوعة أو غير المدفوعة دون ازعاج عملائك بالتذكيرات.
ايضا، يساعدك برنامج الفواتير WYSII، المصمم خصيصا لتسهيل المهام على إرسال التذكيرات في حالة عدم دفع الفاتورة.
5. ملفاتك في متناول يدك
عندما يتم تخزين الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، يصبح الوصول إلى الفواتير محدود. ولكن باستخدام الفواتير عبر الإنترنت، يمكنك الوصول إلى المعلومات في أي مكان ومن أي جهاز.
كل ما عليك فعله هو تسجيل الدخول إلى حسابك لمعرفة العملاء الذين تحتاجهم لبدء عملية الفوترة و سيمكنك إنشاء وإرسال الفواتير بكل سهولة.
تتم الفوترة في السحابة، مما يسمح لك بإدارة معلومات العملاء والفواتير من تطبيق واحد. يمكنك استخدامه من كمبيوتر المكتب، اللوحة الرقمية أو الهاتف الذكي. فالبرنامج يسمح لك إرسال فواتيرك وإدارتها في كل مكان وزمان.
6. تعزيز حماية البيانات
عندما يتعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك، من المحتمل ان تضيع كل الملفات لعدم إنشاء نسخة احتياطية عكس الفواتير عبر الإنترنت التي تمنحك راحة بال أكبر. فالبرنامج آمن للغاية حيث يقوم بإنشاء نسخه احتياطيًة في السحابة التي تحمي كل الملفات من الضياع.
باستخدام برنامج الفوترة عبر الإنترنت، يمكنك أنت وعملائك تأمين بياناتك الشخصية والتجارية، مما يضمن عدم فقدان أو تسرب محتمل للبيانات الذي قد يؤدي إلى تعريض المعلومات الشخصية لعملك أو عملائك للخطر أثناء عملية المعاملة.
7. العلامة التجارية
تعتبر العلامة التجارية مرآة تعكس مدى احترافية وخبرة الشركة. فتعزيز هوية الشركة ، يزيد من فرص الدفع في الوقت المحدد. فمثلا، قد تبين أن الشركة التي لها شعار تضاعف المدفوعات بنسبة 3 مرات.
يساعد البرنامج في إنشاء فواتير احترافية وتعزيز هوية العلامة التجارية من خلال توفير قوالب فواتير جميلة للفواتير عبر الإنترنت. يمكن للشركة إضافة شعارها وتفاصيل الشركة الكاملة والرسائل الشخصية الأخرى لتعزيز العلامة التجارية مع العملاء.
8. التخلص من الأخطاء الحسابية
عند معالجة الفواتير لا مفر منه الأخطاء والنزاعات. فالفواتير عبر الإنترنت تقلل من هذه الأخطاء. باستخدام البرنامج ، يتم التعامل مع جميع الحسابات الضرورية ، بما في ذلك التخفيضات الضريبية مما يقلل من مخاطر الأخطاء الحسابية.
تؤخر هذه الأخطاء عملية الدفع كما انها تؤثر على العلاقات مع العملاء. بل و تكلفك أيضا آلاف الدنانير إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح. و لكن مع برنامج الفواتير WYSII يمكن تعديل كل هذه الأخطاء في دقائق.
اقرأ أيضًا: كيفية انشاء إشعار دائن؟
9. زيادة إنتاجية العمل
تعتبر الأتمتة و لا شك في ذلك، أكبر فائدة للفواتير عبر الإنترنت. حيث تعمل على توفير الوقت والمال وزيادة إنتاجية وكفاءة العمل. هذا يعني أنه يمكنك إعداد مدفوعات متكررة للعملاء على المدى الطويل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج تجاري يعتمد على الاشتراك. يرسل نظام التشغيل الآلي متابعات وتذكيرات بالدفع للفواتير القادمة والمتأخرة وكل المهام الإدارية. حيث توفر أتمتة هذه المهام الكثير من الوقت والمال، وتتيح لك الفرصة في التركيز على تنمية أعمالك أكثر.
10. الإدارة المالية ومراجعة الحسابات
يمنحك برنامج الفواتير عبر الإنترنت نظرة عامة على أنشطتك المالية والتدفقات النقدية في لمحة بصر بفضل لوحة البيانات التي توفر عمليات سريعة وسهلة عند تحليل التقارير المالية.
يتيح لك حل الفوترة عبر الإنترنت تسجيل كل من فواتيرك وعروض الأسعار، سندات الطلب والمستحقات الأخرى عبر الإنترنت في لوحة تحكم واحدة.
خلال موسم الضرائب، يمكنك أنت أو محاسبك تحديد الخصومات الضريبية المؤهلة بسهولة من خلال الرجوع إلى سجل معاملاتك.
وعليه، يجدر القول أنه سواء كنت صاحب شركة صغيرة/ متوسطة، مؤسس شركة ناشئة، مستشارًا أو صاحب شركة كبيرة ، فإن السوق الجزائرية تشهد اليوم تنافس كبير. وعليه، يجب على الشركات مهما كان حجمها، البحث عن طرق لتوفير الوقت والمال مع مراعاة اختيار حلول ووظائف الفوترة الأنسب والأكثر ملائمة.
هل قررت تغيير اجراءات الفوترة الخاصة بك؟ قم بتجريب مجانًي ل Wysii ، برنامج الفواتير عبر الإنترنت لرواد الأعمال والشركات الصغيرة.
